Kesälomat kunnialla maaliin – 5 vinkkiä sujuvaan kesään työpaikalla

Kesä on monelle meistä vuoden kohokohta – ja HR:lle yksi hektisimmistä kausista. Kun suuri osa henkilöstöstä jää lomalle, arjen sujuvuus on kiinni ennakoinnista, vastuista ja selkeästä kommunikaatiosta. Tässä blogissa jaamme viisi käytännön vinkkiä, joiden avulla kesä sujuu rauhallisemmin niin HR:n kuin koko työyhteisön näkökulmasta.

1. Suunnittele ajoissa – ja näkyvästi

Kesälomasuunnitelmien laatiminen hyvissä ajoin vähentää turhaa hässäkkää ja viime hetken järjestelyjä. Kun lomat merkitään näkyviin esimerkiksi jaettuun kalenteriin tai HR-järjestelmään, tiimit voivat huomioida poissaolot omassa työskentelyssään. Mitä aikaisemmin suunnittelu aloitetaan, sitä joustavammin saadaan kaikkien toiveet huomioitua.

2. Nimeä kesävastuuhenkilöt

Loman aikana työ ei aina pysähdy – ja siksi on tärkeää, että organisaatiossa on selvillä, kuka vastaa mistäkin. Nimeä eri osa-alueille tai tiimeille vastuuhenkilöt, jotka hoitavat akuutit asiat ja osaavat vastata kysymyksiin. Tämä lisää luottamusta ja varmistaa, että asiakkaat tai sidosryhmät eivät jää tyhjän päälle.

3. Dokumentoi tärkeät prosessit

Kesälomaa ei voi irrottautua kunnolla, jos mielessä pyörivät keskeneräiset asiat tai epäselvät vastuut. Pyydä työntekijöitä dokumentoimaan keskeiset työtehtävät ja mahdolliset huomioitavat asiat lomien ajaksi. Yksinkertainen lista voi säästää monelta päänvaivalta – ja helpottaa myös lomalta paluuta.

4. Hyödynnä automaatioita ja työkaluja

Kesä on oiva aika ottaa käyttöön HR-prosessien digitalisointia. Lomapyyntöjen ja hyväksyntöjen automatisointi, muistutukset ja dokumenttipohjat voivat säästää aikaa merkittävästi.

5. Muista tasapuolisuus ja avoimuus

Kaikki eivät voi lomailla samaan aikaan, mutta kaikkien toiveet on hyvä kuulla. Avoin keskustelu, vuorottelut ja joustavat järjestelyt rakentavat reilua kulttuuria. Hyvin johdettu lomakierros luo työyhteisöön tunnetta siitä, että työn ja levon välillä on oikea balanssi.

Kesä on mahdollisuus – myös HR:lle

Kesälomakausi on paljon enemmän kuin poissaololista. Se on mahdollisuus kehittää vastuunsiirtoa, prosesseja ja itseohjautuvuutta. Kun lomat sujuvat järjestelmällisesti, koko organisaatio hengittää vapaammin – ja palaa syksyyn energisempänä.

Jos haluat keskustella lisää kesän HR-järjestelyistä tai tarvitset apua lomakauden suunnittelussa, ota meihin yhteyttä. Me Arctic HR:llä olemme täällä, jotta sinun työarkesi olisi kevyempää – kesällä ja ympäri vuoden.